ベトナム人の名前を日本語変換！カタカナ・漢字表記の法則と落とし穴

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外国人材の受け入れ現場において最も厳密さが求められるのが、出入国在留管理庁が定める「外国人名カタカナ表記ガイドライン」および在留カードカタカナ表記ルールへの対応です。

関係省庁の指導指針によると、在留カードの券面における本名は原則としてアルファベット（旅券に記載された氏名）ですが、本人の申出によりカタカナ表記を併記・登録することが可能です。企業の労務担当者が直面する最大のリスクは、「在留カードの登録カナ」「雇用保険・社会保険の登録カナ」「給与振込先銀行口座の名義カナ」の3者が1文字でも食い違ってしまうケースです。

実際に都内のIT企業で人事労務を担当する専門家は次のように証言しています。「ベトナム人従業員が自身で口座開設する際、スマートフォンの自動翻訳アプリが出力した『トラン・ヴァン・ハイ』で申請した一方、会社の社会保険手続きでは入管の標準翻字表に基づき『チャン・ヴァン・ハイ』で届出を出していたため、年末調整や給与振込の自動照合が弾かれ、修正に数週間を要した事例がありました」。

こうしたトラブルを未然に防ぐためには、個人が私的に利用する翻訳結果を鵜呑みにせず、公的手続きにおいては法務省告示の基準に則った統一表記を徹底することが不可欠です。