会話のキャッチボールが続かない理由とは？相手の心を開く受け答え術

会話のキャッチボールが続かない理由とは？相手の心を開く受け答え術とはどのようなものなのか? 専門的な分析を丁寧に紐解いて紹介します。

プライベートの雑談と異なり、職場における対話には目的意識とスピード感が求められます。業務上の信頼関係を築くための職場で会話が弾む話し方には、明確なルールが存在します。

第一の基本は、ビジネスコミュニケーションの基本である「結論ファースト（PREP法）」と雑談の切り替えです。業務報告や相談においては「結論・理由・具体例・結論」で無駄のない球を正確に投げる一方、廊下やエレベーター内、商談冒頭のアイスブレイクでは適度な「あそび」を含んだ柔らかいボールを投げる必要があります。このオンとオフの球種を混同し、報告の場で要領を得ない雑談を交えたり、雑談の場で業務報告のような硬い受け答えをしたりすると、同僚や取引先との距離感は縮まりません。

第二に、会話のテンポと間の取り方です。対面だけでなくWeb会議ツールが定着した現在のビジネスシーンでは、音声のタイムラグがわずかに発生します。そのため、相手が話し終えた瞬間に口を開くと、相手の言葉尻を遮ってしまう事故が頻発します。相手の言葉の終わりにしっかり「1拍」の間を置き、深くうなずいてから発話する習慣をつけることで、画面越しであっても落ち着きと知性を相手に印象づけることができます。

職場の雑談においては、天候や交通機関といった当たり障りのない話題から入りつつ、相手の業務の苦労や工夫にフォーカスした「労いの言葉」を混ぜてパスを出すと、単なる業務連絡を超えた強固なチームワークが醸成されます。