ワード差し込み印刷完全ガイド！Excel連携の失敗とズレを防ぐ手順

ワード差し込み印刷完全ガイド！Excel連携の失敗とズレを防ぐ手順の要点を分かりやすくまとめてご紹介します。

差し込み印刷の真骨頂は、単一の手紙作成にとどまらず、郵便物の発送業務を一網打尽にする「宛名ラベル」や「封筒」の大量生成にあります。用途ごとの急所を押さえておきましょう。

まず、オフィスで最も需要の高い差し込み印刷宛名ラベル作成手順です。「差し込み文書」タブの「差し込み印刷の開始」から「ラベル」を選択すると、国内外の主要ラベルメーカー（エーワン、ヒサゴ、コクヨなど）の型番リストが表示されます。使用する用紙の品番を選ぶだけで、用紙に合わせた正確な表枠（テーブルレイアウト）が瞬時に展開されます。

ここで初心者が最も陥りやすいトラブルが、「印刷プレビューを見ると、1枚の用紙の全ラベルに同じ人の名前が並んでしまう」というバグのような挙動です。これを解消するために必須となるのが、差し込み印刷NextRecord設定の理解です。

通常の定型書簡では「1ページにつき1レコード（1人分）」が処理されますが、1枚のシートに20枚の宛名シールが並ぶラベル用紙では、差し込み印刷1ページに複数件表示させる必要があります。そのためには、2つ目以降のセルに「次のレコードへ移動せよ」という命令文である «Next Record»（次のレコード）フィールドを挿入しなければなりません。Wordの「複数ラベルの更新」ボタンをクリックすれば、左上の基準セルに入力したレイアウトと項目配置、そして «Next Record» が全セルへ自動同期されます。

また、Word封筒宛名印刷詳細まとめとして知っておくべきは、長形3号や洋形封筒へのダイレクト印字における「給紙方向の罠」です。封筒印刷ではWord上の用紙設定だけでなく、使用するプリンター側の手差しトレイに対する封筒の向き（フラップ（フタ）を開いた状態で手前に差すか、奥に差すか）の指定が機種ごとに異なります。Wordの「封筒オプション」にある「印刷オプション」画面で、プリンターの給紙トレイの物理仕様と画面上のアイコン向きを完全に一致させることが、逆さま印刷や紙詰まりを撲滅する決定打となります。